NOVA POST ESTONIA OU:N TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ
I. YLEISIÄ TIETOJA
- 1Tämä tietosuojakäytäntö ja evästeiden käyttöä koskeva käytäntö on NOVA POST ESTONIA OU:n, jonka kotipaikka on Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Pärnu mnt 139e/2-8, 11317, rekisteröity EESTIN TASAVALLAN OIKEUDELLISTEN YHTIÖIDEN REKISTERIIN numerolla 11761802 (jäljempänä "NOVA POST ESTONIA OU" tai "Ylläpitäjä tai Yritys") henkilötietojen käsittelyä ja evästeiden keräämistä koskeva sääntökokonaisuus (jäljempänä "käytäntö"), ml. verkkosivustolla www.novapost.com (jäljempänä "palvelu"), määritellään, mitä tietoja keräämme kuluttajista, jotka käyttävät palveluitamme, ja muista henkilöistä, joiden henkilötietoja käsittelemme toimintamme puitteissa, mukaan lukien työnhakijat. Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan myös henkilötietojen käsittelyyn ja viestintään yrityksen sosiaalisen median tileillä (esim. Facebook, Linkedin), puhelimitse, sähköpostitse tai kirjeitse. miten käytämme niitä ja kenen kanssa jaamme niitä. Tässä kerrotaan myös toimenpiteistä, joita toteutamme henkilötietojesi suojaamiseksi.
- 2Käyttäjät voivat ottaa yhteyttä järjestelmänvalvojaan seuraavalla tavalla:
- 2.1kirjeitse seuraavaan osoitteeseen: Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Pärnu mnt 139e/2-8, 11317;
- 2.2
- 3Henkilötiedot ovat kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Tällaisia tietoja ovat muun muassa etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Henkilötietoina ei pidetä tietoja, joita ei voida yhdistää tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön (kuten tilastotiedot).
- 4Ennen kuin aloitat Palvelun ja Yhtiön palveluiden käytön, Käyttäjän tulee lukea tämä tietosuojakäytäntö ja evästeiden käyttö. Asiakirjan tarkoituksena on muun muassa täyttää art. 13 s. 1 ja 2 sekä art. 14 s. 1 ja 2 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus), jäljempänä "yleinen tietosuoja-asetus".
II. HENKILÖTIETOJEN SUOJAA JA SALASSAPITOVELVOLLISUUTTA KOSKEVA SOVELLETTAVA LAINSÄÄDÄNTÖ
- 1NOVA POST ESTONIA OU:n toimintaan sovelletaan luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä direktiivin 95/46/EY kumoamisesta 27 päivänä huhtikuuta 2016 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 sekä muun asiaankuuluvan kansallisen tietosuojalainsäädännön säännöksiä.
- 2NOVA POST ESTONIA OU tarjoaa postipalveluja, minkä vuoksi se on velvollinen noudattamaan kirjeenvaihdon luottamuksellisuutta ja varmistamaan lähetysten turvallisuuden Viron tasavallan postilain säännösten mukaisesti.
III. TIETOSUOJA
- 1NOVA POST ESTONIA OU toteuttaa kaikki fyysiset ja tekniset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi katoamiselta, vahingoittumiselta, luovuttamiselta muille kuin valtuutetuille henkilöille, muuttamiselta tai epäasianmukaiselta käytöltä soveltamalla asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä.
- 2Kaikki henkilötietojen suojaa koskevat ilmoitukset rekisteröidään ja selitetään yksityiskohtaisesti ja analysoidaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
IV. REKISTERÖITYJEN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus:
- 1saada tietoja ja tutustua itseään koskeviin tietoihin (rekisteröidyn oikeus tutustua tietoihin yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti);
- 2oikaista virheelliset henkilötietonsa ja päivittää tietonsa (oikeus tietojen oikaisemiseen, tietosuoja-asetuksen 16 artikla);
- 3pyytää henkilötietojensa poistamista (oikeus tietojen poistamiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisesti);
- 4pyynnöt käsittelyn lopettamiseksi (oikeus rajoittaa käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti);
- 5pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus siirtää tietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaisesti);
- 6vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen vastustamisoikeus).
V. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAN SUOSTUMUKSEN PERUUTTAMINEN JA SUOSTUMUKSEN PERUUTTAMISMEKANISMI
- 1Jos tietojenkäsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, ilmoitamme, että hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttamista koskeva ilmoitus tehdään toimittamalla ylläpitäjälle sähköpostitse tai postitse toimitettujen tietojen mukaisesti tätä koskeva ilmoitus.
- 2Tällaisen ilmoituksen vastaanottaminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.
- 3Henkilötietojen käsittelyä koskevan suostumuksen peruuttaminen ei ole tehokasta siltä osin kuin se on tarpeen palvelujen asianmukaisen tarjoamisen tai meneillään olevan sopimuksen määräysten noudattamiseksi, mukaan lukien valitusmenettelyt. Tässä tapauksessa edellä mainitun suostumuksen peruuttaminen tulee voimaan, kun palveluista luovutaan, sopimus irtisanotaan tai valitusprosessi lopetetaan.
- 4Huolimatta siitä, että tietojen käsittelyä koskeva suostumus on tosiasiallisesti peruutettu, ylläpitäjällä on oikeus käsitellä tietoja siinä määrin kuin se on tarpeen:
- 4.1tehtyyn sopimukseen liittyvien vaateiden ajaminen;
- 4.2hallintovirkamiehen lakisääteisen velvoitteen täyttäminen;
- 4.3yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen tai hallintovirkamiehelle annetun julkisen vallan käyttäminen;
- 4.4tarkoitukset, jotka johtuvat hallintoviranomaisen tai kolmannen osapuolen oikeutetuista eduista, paitsi jos rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät nämä edut.
VI. YLEISEN TIETOSUOJA-ASETUKSEN MUKAISTEN OIKEUKSIEN TÄYTÄNTÖÖNPANO
NOVA POST ESTONIA OU:lla on oikeus saada lisävahvistus ilmoituksen antavan henkilön henkilöllisyydestä tietojenkäsittelyä koskevan suostumuksen peruuttamista koskevan ilmoituksen yhteydessä ilmoituksen antavan henkilön tunnistamiseksi ja tietojen luvattomalta käytöltä suojaamiseksi.
VII. HENKILÖTIETORYHMÄT. NIIDEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTA
- 1Palveluiden tarjoamiseksi ja asiakkaiden (lähettäjien, vastaanottajien) kanssa tehdyn sopimuksen täyttämiseksi [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1b kohdan mukaisesti] NOVA POST ESTONIA OU käsittelee ylläpitäjänä tarvittavia tietoja, kuten:
- 1.1Asiakkaan tiedot (rekisteröintitiedot, asiakkaan yhteyshenkilöiden tiedot, etu- ja sukunimi, asema, puhelinnumero, allekirjoitus, sähköpostiosoite, työtehtävä);
- 1.2Lähettäjän tiedot (lähetysosoite ja tarvittavat yhteystiedot, allekirjoitus, maksutiedot ja muut tiedot, joita tarvitaan lähettäjän tilaaman palvelun suorittamiseksi);
- 1.3vastaanottajan tiedot (etu- ja sukunimi, allekirjoitus, osoite, postinumero, kaupunki, maa ja mahdollisesti muut lähetyksen lähettäjän tietojen hallinnoijalle toimittamat tai vastaanottajan itse ilmoittamat tiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero).
- 2Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta se on välttämätöntä NOVA POST ESTONIA OU:n tarjoamien palvelujen suorittamiseksi. Jos lähettäjä antaa vastaanottajan muita henkilötietoja jonkin lisäpalvelun valinnan yhteydessä, lähettäjä on vastuussa näiden tietojen asianmukaisesta keräämisestä ja erityisesti siitä, että hänellä on vastaanottajan suostumus niiden siirtämiseen NOVA POST ESTONIA OU:lle.
- 3Joissakin tapauksissa tietoja myös käsitellään:
- 3.1suostumuksen perusteella [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan ja 7 artiklan mukaisesti] - erityisesti markkinointitarkoituksiin tai vastaanottajan paketin toimittamisen yhteydessä vapaaehtoisesti antamien tietojen osalta.
- 3.2ja hallinnoijan oikeutetut edut [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 pykälän f kohdan mukaisesti] - erityisesti, kuten: vakavaraisuuden valvonta, vaatimustenmukaisuusohjelmat tai seuraamukset, tyytyväisyyskyselyt tarjottuihin palveluihin (sekä tämän kyselyn osana täytettyjen kyselyjen tulosten analysointi ja mahdollisuus ottaa uudelleen yhteyttä vastauksen antaneeseen henkilöön).
- 4NOVA POST ESTONIA OU rekisteröitynä postitoiminnan harjoittajana käsittelee henkilötietoja myös täyttääkseen lakisääteiset velvoitteensa [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohdan mukaisesti], jotka johtuvat erityisesti Viron tasavallan postilain ja kirjanpitolain säännöksistä (kuten: tarjotun palvelun asianmukainen suorittaminen, valitusten käsittely).
- 5NOVA POST ESTONIA OU -verkkosivuston käyttäminen voi edellyttää henkilötietojen käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin:
- 5.1Tilauksen tekeminen ja sen toteuttamiseen tähtäävät toimet.
- 5.2Lähetysten seuranta [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1b) kohdan mukaisesti] - Paketin numeroa tarvitaan, jotta voidaan antaa tietoa paketin tilasta.
- 5.3Yhteydenotto yhteydenottolomakkeen kautta [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f kohdan mukaisesti] - yhteydenottolomakkeen kautta lähetettyjä tietoja, kuten: etu- ja sukunimi, osoite, postinumero, kaupunki, sähköpostiosoite, tarvitaan tiedustelun käsittelemiseksi ja siihen vastaamiseksi; [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a kohdan mukaisesti] suostumus tietojen käsittelyyn, kuten: sähköpostiosoite, puhelinnumero, tarvitaan yhteydenottoa varten kaupallisen tarjouksen esittämistä varten.
- 5.4Yhteydenotto konsulttiin chatin kautta [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f kohdan mukaisesti] - konsultin kanssa käydyn keskustelun aikana lähetettyjä tietoja, kuten sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi, osoite, postinumero, kaupunki, käsitellään kysytyn kysymyksen tarkistamiseksi ja kysymykseen vastaamiseksi.
- 5.5Paketin uudelleenohjaus [yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1b kohdan mukaisesti] - vastaanottajalla on mahdollisuus muuttaa toimitusosoitetta NOVA POST ESTONIA OU:n verkkosivuston kautta, jos hän ei voi noutaa pakettia henkilökohtaisesti. Tätä tarkoitusta varten keräämme seuraavat henkilötiedot:
- 5.5.1vastaanottajan etu- ja sukunimi tai yrityksen nimi;
- 5.5.2katu/talon numero;
- 5.5.3postinumero / asuinpaikka;
- 5.5.4Sähköpostiosoite ja kuvaus halutusta sijainnista.
- 6Suoramarkkinointi ja myynnin edistäminen. Ilmoittaakseen kampanjoista ja uusista tavara- ja palvelutarjouksista ylläpitäjä käsittelee tietojasi, jotka annat rekisteröitymisen yhteydessä verkkosivustolle/sovellukseen. Tietojenkäsittelyn oikeusperusteena on ylläpitäjän oikeutettu etu, joka koostuu ylläpitäjän tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinoinnista (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 osan 1 kohdan f alakohta).
- 6.1Kaupallisten ja markkinointitietojen lähettäminen sähköisiä viestintävälineitä ja push-ilmoituksia käyttäen. Jotta ylläpitäjä ja yhteistyökumppanit voivat tiedottaa kampanjoista ja uusista tuotteista, jotka kuuluvat ylläpitäjän ja yhteistyökumppaneiden yhteiseen tavara- ja palvelutarjontaan sähköisiä viestintävälineitä (tekstiviestejä, sähköpostiviestejä, push-viestejä) käyttäen, ylläpitäjä käsittelee tietojasi, joiden käyttämiseen olet vapaaehtoisesti antanut suostumuksesi, kuten edellä on mainittu. Tietojenkäsittelyn oikeusperusteena on ylläpitäjän saama suostumus (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 osan 1 kohdan a alakohta). Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa; suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn laillisuuteen.
- 7Ehdokkaiden valinta. Rekrytointiprosessin aikana käsitellään seuraavia tietoluokkia laillisin perustein ja tarkoituksia varten.
- 7.1Perustiedot (nimi, syntymäaika), jos mahdollista;
- 7.2Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.), jos saatavilla;
- 7.3Hakemuksen tiedot (ansioluettelo, saatekirje, todistukset, suositukset, haastattelumuistiinpanot ja kaikki tiedot, jotka annat meille tai haluat antaa haastattelun aikana);
- 7.4Valokuva, video, jos mahdollista;
- 7.5Kansalaisuus ja mahdollinen työlupa;
- 7.6Työterveystiedot, jos saatavilla;
- 7.7Tiedot, jotka olet antanut ammatillisiin tarkoituksiin käytettävien julkisten alustojen kautta, alustan hallinnoinnista vastaavan yrityksen sovellettavien ehtojen mukaisesti;
- 7.8Viestintä ja viestintävälineet (esimerkiksi vahvistus hakemuksestasi tai tieto mahdollisesta puhelin- tai videohaastattelusta).
Näiden tietoluokkien lisäksi tarvitsemme jokaisen työhakemuksen arvioimiseksi tietoja, jotka kertovat meille, kuinka hyvin sovellut kyseiseen tehtävään.
Suhteemme hallinnoimiseksi sinuun, mukaan lukien- 7.8.1arvioida soveltuvuuttasi työhön (tarkoitukset), käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täyttäminen;
- 7.8.2(video) haastattelujen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi (tarkoitus) käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano;
- 7.8.3- tarkistaa tietojesi yhteensopivuus sovellettavien sanktioluetteloiden ja lakien kanssa (tarkoitus), käsittelyn laillinen peruste on a.) lakisääteinen velvoite ja b.) oikeutettu etu.
Keräämme tietoja suoraan sinulta, kun annat tietosi urasivustollamme tai muiden viestintäkanavien kautta. Kun käytät muuta kanavaa, esimerkiksi ammatillisiin tarkoituksiin käytettäviä julkisia alustoja, kuten LinkedIniä, käsittelemme tietojasi kyseisen alustan sovellettavien ehtojen mukaisesti. Kun teemme yhteistyötä rekrytointitoimistojen kanssa, saamme tietosi välillisesti. Tällöin nämä laitokset ovat vastuussa tietojen oikeellisuuden varmistamisesta ja niiden siirtämisestä meille sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
- 8Videokamerat ja videovalvonta. Valvomme ja käsittelemme henkilötietojasi, kun vierailet konttoreissamme, sekä sinun henkilökohtaisen turvallisuutesi että työntekijöidemme, asiakkaidemme ja omaisuutemme turvallisuuden vuoksi. Videovalvonta suoritetaan ilman tunnistamista tiukkojen turvallisuus- ja luottamuksellisuussääntöjen mukaisesti käyttäen nykyaikaista tekniikkaa ja laitteita. Videovalvontatallenteita säilytetään järjestelmissämme enintään 30 kalenteripäivän ajan.
- 9Puhelinkeskustelujen rekisteröinti ja tallentaminen. Henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät rekisterissä.
Seuraavat puhelun tunnistetiedot on rekisteröity:- 9.1Puhelun alkamis- ja päättymisaika
- 9.2Tilaajan numero
- 9.3Soitin palvelunumeroon
- 9.4Virkamiehen nimi ja puhelinnumero.
Kaikki palvelunumeroihin soitetut puhelut tallennetaan. Kirjaukset tehdään ennalta määrätyllä tavalla. Tallennus alkaa, kun puheluun vastataan, ja päättyy lopetusmerkkiin.
Seuraavat chat- ja chatbot-istunnon tiedot on tallennettu:
- 1Istunnon aika
- 2Konsultin ja asiakkaan nimi chatissa
Chat-istunnot tallentavat asiakkaan ja neuvojan välisen istunnon sisällön, kun taas chatbot-istunnot tallentavat automaattisen chatbotin ja asiakkaan välisen istunnon sisällön.
Chatbotin vastausten sisältö kerätään pääasiassa verkkosivustolta ja muista julkisista lähteistä, jotka ovat kaikkien saatavilla. Istunnon alussa asiakkaille annetaan käyttöohjeet.
Asiakkaalle ei esitetä henkilökohtaisia kysymyksiä, eikä asiakas voi ratkaista henkilökohtaisia kysymyksiä chatbot-palvelun avulla. Jos asiakas antaa chatbot-palvelulle digitaalisia tunnistetietoja, kuten puhelinnumeron, tiedot poistetaan automaattisesti tunnin kuluttua.
Jos lähetämme tekstiviestipyynnön asiakkaalle, joka on ottanut yhteyttä palvelunumeroomme puhelimitse, seuraavat tiedot tallennetaan:
- 1Pyyntöaika
- 2Asiakkaan puhelinnumero
- 3Asiakkaan kirjalliset vastaukset pyyntöön
Seuraavat tiedot rekisteröidään niiden asiakkaiden tunnistamiseksi, jotka saavat tietoja todellisista tosiasiallisista edunsaajista:
- 1Henkilön nimi ja henkilötunnus
VIII. TIETOJEN JAKAMINEN
- 1NOVA POST ESTONIA OU voi antaa henkilötietoja:
- 1.1NOVA POST ESTONIA OU:n tytäryhtiöille ja alihankkijoille (esim. kuljetuskumppaneille, pakettien keräyspisteiden tai pakettilokeroiden ylläpitäjille) Euroopan unionissa tai sen ulkopuolella pakettien toimittamiseksi lähettäjältä vastaanottajalle [yleisen tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1b) ja c) kohdan mukaisesti];
- 1.2yhteisöt, jotka ovat NOVA POST ESTONIA OU:lle tai NOVA POST ESTONIA OU:n puolesta palvelujen tarjoamista koskevan sopimuksen kohteena (käsittelijät), erityisesti tietotekniikkapalvelujen tarjoajat;
- 1.3muut henkilöt tai organisaatiot sovellettavan lainsäädännön perusteella;
- 1.4pankeille ja maksuoperaattoreille tapahtuman suorittamiseksi (mukaan lukien koodeja käyttäen suoritetut maksut);
- 1.5lainvalvontaviranomaisille ja -viranomaisille kansallisen turvallisuuden vaatimusten noudattamiseksi tai osana oikeudellista prosessia omaisuuden suojelemiseksi tai NOVA POST ESTONIA OU:n periaatteiden ja käytäntöjen rikkomista, NOVA POST ESTONIA OU:n laitteiden luvatonta käyttöä tai käyttöä tai muuta laitonta toimintaa koskevan tutkinnan suorittamiseksi.
- 2Vain lähettäjällä ja vastaanottajalla on oikeus saada tietoja lähetyksestä. NOVA POST ESTONIA OU voi antaa tällaisia tietoja muille tahoille vain tilanteissa, jotka on määritelty asiaa koskevissa lain säännöksissä, erityisesti postipalvelulaissa.
IX. SÄILYTYSAIKA JA TIETOJEN POISTAMINEN
- 1NOVA POST ESTONIA OU käsittelee henkilötietoja vain sen ajan, joka on tarpeen sen tarkoituksen saavuttamiseksi, jota varten ne on kerätty. Tietojen säilytysaika määritetään seuraavien vaatimusten perusteella:
- 1.1Toiminnalliset vaatimukset: ajanjakso, jona tiedot ovat tarpeen tarjottujen palvelujen suorittamiseksi.
- 1.2lakisääteiset vaatimukset: ajanjakso, jona NOVA POST ESTONIA OU:n on säilytettävä tietoja tietyn ajan lain noudattamiseksi.
- 1.3NOVA POST ESTONIA OU:n oikeutetut edut sinä aikana, jona tietoja käsitellään niiden toteuttamiseksi, erityisesti tarjottuihin palveluihin liittyvien mahdollisten vaatimusten laatimiseksi ja esittämiseksi.
- 2Mitä tietoja keräämme sinusta ja miten käytämme niitä?
- Mitä tietoja keräämme/käsittelemme?Pakettien nouto ja toimitus
Paketin lähettäjän ja vastaanottajan sukunimi ja etunimi, toimituspaikan osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut lähettäjän meille ilmoittamat tiedot sekä paketin vastaanottajan allekirjoitus (joka annetaan vastaanoton yhteydessä).
Luomamme tiedot: paketin numero, lähetysvahvistus, paketin vastaanotto- ja toimituspaikan GPS-tiedot.Sopimusten toteuttaminen (tarjous)Sopimuksen hyväksyvien henkilöiden osalta: sukunimi, etunimi, isänimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Niiden oikeushenkilöiden edustajat, joiden puolesta sopimus tehdään (esimerkiksi yrityksen työntekijät): sukunimi, etunimi, sukunimi, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite, allekirjoitus ja tehtävä sopimus.TullihallintoSukunimi, etunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, paketin numero, lähetetyt viestit, tuotteen sisältö ja hinta.
Maksujen suorittaminen ja kirjanpitoKirjanpitoasiakirjojen sisältämät tiedot: sukunimi, etunimi, isänimi, sosiaaliturvatunnus, yhteystiedot, pankkitilin numero, maksutiedot, tarjotut palvelut ja muut kirjanpitosääntöjen mukaiset tiedot.
Suoramarkkinointi (palveluistamme tiedottaminen ja kyselytutkimusten tekeminen palveluidemme laadun arvioimiseksi).Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Sosiaalisen median tilien hallinnointiEtunimi, sukunimi, tilin nimi, sukupuoli, yhteystiedot (jos annat ne meille), maa, valokuva, kommentit viesteistämme, viestiemme jakelu, reaktiot viesteihimme, jätetyt arvostelut ja arvosanat, tiedot siitä, milloin aloit seurata tai tykätä sosiaalisessa verkostossa olevaa tiliämme, meille lähetetyt viestit ja niiden liitteet, kanssamme lähettämiesi viestien historiatiedot (viestien sisällöt ja milloin ne vastaanotettiin/lähetettiin).
Tiedustelujen, valitusten ja pyyntöjen käsittely (sisäinen hallinto).Etu- ja sukunimi, yhteystiedot ja muut meille antamasi tiedot tai asiakirjat.
Keskustelujen nauhoittaminen puhelinpalvelujen ja tietojen laadun varmistamiseksi, työntekijöiden ja asianomaisten osapuolten oikeuksien ja oikeutettujen etujen suojaamiseksi, heidän oikeuksiensa ja oikeutettujen etujensa suojaamiseksi, todisteiden keräämiseksi ja valitusten käsittelemiseksi.Kerätään äänitiedot (puhelutallenne), asiakaspalvelijan nimi, tilaajan puhelinnumero, puhelun päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika.
Postitoimistoissa säilytettävien pakettien ja yhtiön omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (videovalvonta).Videotiedot (videotallenne), keruupäivä ja -aika
Käyttäjäkokemuksen ja -laadun analysointi palveluidemme parantamiseksi.Seuraavia tietoja kerätään ja käsitellään verkkosivustomme kävijöiltä: IP-osoite, käyttöjärjestelmä, käyttäjätunnus ja muita tietoja kävijän toiminnasta verkkosivustollamme ja muilla verkkosivustoilla. Nämä tiedot kerätään ja tallennetaan osana lokimerkintöjä tai evästeiden avulla .
- OikeusperustaPakettien nouto ja toimitus
Lähettäjän tapauksessa:
(1) sopimuksen täyttäminen ja tekeminen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta); ja
(2) yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisen lakisääteisen velvoitteen täyttäminen.
Kun kyseessä on lähetyksen vastaanottaja, on noudatettava seuraavia sääntöjä
(1) yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisen oikeudellisen velvoitteen täyttäminen; ja
(2) oikeutettu etumme toimittaa paketti oikealle vastaanottajalle (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukainen tunnistaminen).Sopimusten toteuttaminen (tarjous)Sopimuksen täyttäminen ja tekeminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
oikeutettu etumme tehdä ja toteuttaa sopimus toisen sopimuspuolen kanssa tämän edustajan välityksellä (sopimuksen tekemistä, toteuttamista, yhteydenpitoa, tunnistamista, asiakirjojen allekirjoittamista jne. varten) (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).Tullihallintoyleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisen oikeudellisen velvoitteen noudattaminen.
Maksujen suorittaminen ja kirjanpitoyleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisen lakisääteisen velvoitteen asianmukaista kirjanpitoa koskevan velvoitteen täyttäminen (kirjanpitolaki, arvonlisäverolaki).
Suoramarkkinointi (palveluistamme tiedottaminen ja kyselytutkimusten tekeminen palveluidemme laadun arvioimiseksi).Kerromme sinulle palveluistamme:
(1) jos olet käyttänyt palveluitamme, käsittelemme tietojasi Viron tasavallan sähköisestä viestinnästä annetun lain 81 §:n 2 momentin perusteella;
(2) jos et ole käyttänyt palveluitamme (et ollut asiakkaamme), käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella (Viron tasavallan sähköisestä viestinnästä annetun lain 81 §:n 1 momentti ja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
Teemme kyselytutkimuksia oikeutetun etumme perusteella parantaaksemme palveluidemme laatua yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti.Sosiaalisen median tilien hallinnointiSuostumuksesi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta.)
Tiedustelujen, valitusten ja pyyntöjen käsittely (sisäinen hallinto).oikeutettu etumme valitusten, tiedustelujen ja pyyntöjen asianmukaiseen ja ripeään käsittelyyn yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti.
Keskustelujen nauhoittaminen puhelinpalvelujen ja tietojen laadun varmistamiseksi, työntekijöiden ja asianomaisten osapuolten oikeuksien ja oikeutettujen etujen suojaamiseksi, heidän oikeuksiensa ja oikeutettujen etujensa suojaamiseksi, todisteiden keräämiseksi ja valitusten käsittelemiseksi.Varsinainen suostumuksesi (kun päätät jatkaa keskustelua) (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
Postitoimistoissa säilytettävien pakettien ja yhtiön omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (videovalvonta).oikeutettu etumme postitoimistoissa säilytettävien pakettien turvallisuuden ja yhtiön omaisuuden turvallisuuden varmistamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Käyttäjäkokemuksen ja -laadun analysointi palveluidemme parantamiseksi.Evästeiden avulla saadut tiedot kerätään suostumuksesi perusteella (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Saatujen tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme parantaa verkkosivustomme toimintaa (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
- VarastointiaikaPakettien nouto ja toimitus
Sähköisiä tietorakenteita, tietojärjestelmiä ja tietokantoja säilytetään neljä vuotta niiden vastaanottopäivästä.
Lastinkeräykseen liittyvät asiakirjat (rahtikirjat ja saateasiakirjat) säilytetään 12 kuukautta.
Lähetysasiakirjat (sähköiset ja paperiset) säilytetään neljä vuotta.Sopimusten toteuttaminen (tarjous)3 vuotta sopimuksen päättymispäivästä, paitsi jos tietoja on tarpeen säilyttää pidempään, esimerkiksi oikeudellisten vaatimusten puolustamiseksi.
TullihallintoKuusi kuukautta aktiivisessa tukikohdassa. Tämän jälkeen siirretään tiedot arkistoon kolmeksi vuodeksi.
Maksujen suorittaminen ja kirjanpitoKymmenen (10) vuotta, paitsi jos tietoja on tarpeen säilyttää pidempään, esimerkiksi oikeudellisten vaatimusten puolustamiseksi.
Suoramarkkinointi (palveluistamme tiedottaminen ja kyselytutkimusten tekeminen palveluidemme laadun arvioimiseksi).tietoja käsitellään sopimuksen voimassaoloaikana.
Jos meillä on suostumuksesi suoramarkkinointiin, käsittelemme tietojasi viiden vuoden ajan suostumuksesi vastaanottamisesta.
Tutkimusten tekemiseen käytettävät tiedot käsitellään kolmen kuukauden kuluessa palvelun tarjoamisesta.Sosiaalisen median tilien hallinnointiKolme vuotta
Tiedustelujen, valitusten ja pyyntöjen käsittely (sisäinen hallinto).Tietoja säilytetään kolme vuotta sen jälkeen, kun ongelma on ratkaistu. Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen, jotta yhtiö voi puolustautua sitä vastaan esitettyjä vaatimuksia, vaatimuksia tai oikeudenkäyntejä vastaan.
Keskustelujen nauhoittaminen puhelinpalvelujen ja tietojen laadun varmistamiseksi, työntekijöiden ja asianomaisten osapuolten oikeuksien ja oikeutettujen etujen suojaamiseksi, heidän oikeuksiensa ja oikeutettujen etujensa suojaamiseksi, todisteiden keräämiseksi ja valitusten käsittelemiseksi.Enintään kuusi kuukautta, paitsi jos tietoja on tarpeen säilyttää pidempään, esimerkiksi oikeudellisten vaatimusten puolustamiseksi.
Postitoimistoissa säilytettävien pakettien ja yhtiön omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (videovalvonta).Enintään 30 kalenteripäivää, paitsi jos on syytä uskoa, että:
(1) videotallenne on tallenteena hallinnollisesta rikkomuksesta, rikoksesta tai muusta lainsäädännön rikkomisesta tai työelämän kurinpidon ja/tai ammattietiikan rikkomisesta;
(2) videotiedot ovat tarpeen oikeudenkäyntiä edeltävää tai oikeudellista menettelyä varten; tai
(3) pyyntö saada pääsy videotietoihin vastaanotetaan ennen tietojen säilytysajan päättymistä.
Tällaisissa tapauksissa kuvatietoja on säilytettävä niin kauan kuin se on tarpeen näitä tarkoituksia varten ja ne on hävitettävä heti, kun niitä ei enää tarvita.Käyttäjäkokemuksen ja -laadun analysointi palveluidemme parantamiseksi.
- 3Arkistoidut tiedot ovat vain valtuutettujen työntekijöiden saatavilla. Tietojen säilyttämiseen oikeuttavan ajanjakson päätyttyä ne poistetaan pysyvästi.
X. HENKILÖTIETOJEN TOIMITTAMINEN MAIHIN, JOTKA EIVÄT OLE EUROOPAN TALOUSALUEEN JÄSENIÄ
- 1Kaikille yrityksille, jotka ovat suoraan ja/tai välillisesti samojen lopullisten edunsaajien kuin NOVA POST ESTONIA OU:n omistuksessa tai määräysvallassa, sekä alihankkijoille (esimerkiksi kuljetuskumppaneille, pakettien vastaanottopisteitä tai pakettien varastointitiloja ylläpitäville yrityksille) Ukrainassa ja Euroopan unionissa tai niiden ulkopuolella pakettien toimittamiseksi lähettäjältä vastaanottajalle [yleisen tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1b) ja c) kohdan mukaisesti];
- 2NOVA POST ESTONIA OU ei siirrä henkilötietoja kansainvälisille organisaatioille.
- 3NOVA POST ESTONIA OU ei siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin, jos se on mahdotonta tai jos se olisi ristiriidassa yleisesti sovellettavan lainsäädännön kanssa.
- 4Henkilötietojen suojan taso Euroopan talousalueen ("ETA") ulkopuolella ei ole sama kuin EU:n lainsäädännössä säädetty taso. Tämän vuoksi NOVA POST ESTONIA OU siirtää henkilötietoja ETA:n ulkopuolelle vain silloin, kun se on välttämätöntä, varmistaen samalla riittävän tietosuojan tason, pääasiassa seuraavin keinoin:
- 4.1yhteistyö sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja maissa, joiden osalta Euroopan komissio on tehnyt asianmukaisen päätöksen henkilötietojen suojan riittävän tason varmistamisesta;
- 4.2Euroopan komission antamien vakiosopimuslausekkeiden käyttö edellyttäen, että henkilötietojen suojan riittävä taso on varmistettu;
- 5Jos on perusteltu aikomus siirtää henkilötietoja ETA:n ulkopuolelle, NOVA POST ESTONIA OU ilmoittaa tästä asiasta tietojenkäsittelyn asianmukaisessa vaiheessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
XI. NOVA POST ESTONIA OU -VERKKOSIVUSTON KAUTTA KERÄTTYJÄ TIETOJA KOSKEVAT TIEDOT
- 1Tapahtumaloki ja evästeet. Aina kun käyttäjä käyttää NOVA POST ESTONIA OU:n verkkosivustoa, tiedot tallennetaan lokitiedostoon. Tilapäisesti tallennettujen tietojen piiriin kuuluvat mm:
- 1.1sen tietokoneen IP-numero, jolta kysely vastaanotettiin;
- 1.2verkkotunnus;
- 1.3päivämäärä ja kellonaika;
- 1.4http-vastauskoodi;
- 1.5vieraillut sivut;
- 1.6käyttöjärjestelmän nimi ja versio;
- 1.7selaimen nimi ja versio;
- 1.8näytön tarkkuus.
- 2NOVA POST ESTONIA OU:n verkkosivujen käyttämiseen voi liittyä evästeiden käyttö NOVA POST ESTONIA OU:n palvelimilla. Näitä tiedostoja käyttävät sivuston ylläpitäjät. Jokainen käyttäjä voi määrittää selaimensa asetukset siten, että se ei hyväksy evästeitä. Tällöin kävijän tietokoneelle ei tallenneta mitään tietoja. Evästeisiin tallennettuja tietoja ei lähetetä NOVA POST ESTONIA OU:lle.
XII. COOKIES
- 1Evästeet ovat Internet-tietoja, erityisesti tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän loppulaitteeseen (tietokone, matkapuhelin, tabletti). Ne sisältävät ensinnäkin sen verkkosivuston nimen, jolta ne ovat peräisin, niiden yksilöllisen numeron ja ajan, jolloin ne on tallennettu loppulaitteeseen. Evästeiden avulla ylläpitäjä saa tilastotietoja käyttäjien vierailuista, käyttäjien toiminnasta ja palvelun käyttötavoista. Niiden avulla voidaan muokata sisältöä ja palveluita Käyttäjän mieltymysten mukaan.
- 2Evästeiden käytön yhteydessä annamme tärkeimmät tiedot niiden käytöstä:
- 2.1Evästemekanismia ei käytetä tietojen saamiseksi Käyttäjistä, lukuun ottamatta tietoja heidän käyttäytymisestään Palvelun sivuilla.
- 2.2Järjestelmänvalvoja tallentaa evästeitä käyttäjien tietokoneisiin, jotta:
- 2.2.1Palvelun asianmukainen mukauttaminen käyttäjien tarpeisiin ja verkkosivustojen käytön optimointi;
- 2.2.2Käyttäjän mieltymysten ja yksilöllisten asetusten muistaminen, Käyttäjän laitteen tunnistaminen ja verkkosivuston näyttäminen oikein Käyttäjän tarpeiden mukaisesti (verkkosivuston täysversio, mobiiliversio);
- 2.2.3verkkosivukäyntejä koskevien tilastojen luominen, jotka auttavat ymmärtämään, miten käyttäjät käyttävät verkkosivuja, mikä mahdollistaa niiden rakenteen ja sisällön parantamisen;
- 2.2.4Käyttäjän istunnon tukeminen (kirjautumisen jälkeen), jotta käyttäjän ei tarvitse syöttää kirjautumistunnusta ja salasanaa uudelleen jokaisella verkkosivuston alasivulla;
- 2.2.5ostoskorin tietojen tallentaminen verkkokauppaan, jotta ne eivät katoa, kun palvelussa vieraillaan uudelleen.
- 3Verkkosivusto käyttää kahdenlaisia evästeitä: istuntoevästeet ja pysyvät evästeet. Istuntoevästeet ovat tilapäisiä tiedostoja, jotka tallennetaan verkkosivuston käyttäjän päätelaitteeseen, kunnes käyttäjä kirjautuu ulos, poistuu verkkosivustolta tai sulkee ohjelmiston (verkkoselaimen). Pysyvät evästeet säilytetään verkkosivuston käyttäjän päätelaitteessa evästeasetuksissa määritellyn ajan tai kunnes verkkosivuston käyttäjä poistaa ne.
- 4Palvelu käyttää kahdenlaisia evästeitä:
- 4.1"Välttämättömät" evästeet, jotka mahdollistavat verkkosivustolla saatavilla olevien palveluiden käytön, kuten todennusevästeet, joita käytetään palveluissa, jotka edellyttävät todennusta verkkosivustolla, sekä evästeet, joita käytetään turvallisuuden varmistamiseksi, kuten esimerkiksi todennuspetosten havaitsemiseksi verkkosivustolla;
- 4.2"Toiminnalliset ja analyyttiset" evästeet, jotka mahdollistavat Käyttäjän valitsemien asetusten "muistamisen" ja käyttöliittymän mukauttamisen, esimerkiksi Käyttäjän valitseman kielen tai alueen, fonttikoon, verkkosivuston ulkoasun osalta, sekä mahdollistavat tietojen keräämisen siitä, miten verkkosivuston sivuja käytetään jne;
- 4.3"Mainonta"-evästeet, joiden avulla verkkosivuston käyttäjille voidaan tarjota heidän mielenkiinnon kohteisiinsa paremmin sopivaa mainossisältöä.
- 5Kun vierailet verkkosivustolla ensimmäistä kertaa, sinulle näytetään tietoa evästeiden käytöstä. Verkkosivuston käyttö edellyttää "välttämättömien" evästeiden käsittelyä. Muiden evästeiden käsittely on mahdollista sen jälkeen, kun olet antanut suostumuksen evästeiden käyttöön tämän käytännön määräysten mukaisesti. Voit aina peruuttaa suostumuksesi muuttamalla selaimesi evästeasetuksia. Näitä asetuksia voidaan muuttaa erityisesti siten, että evästeiden automaattinen käsittely estetään selaimen asetuksissa tai että niistä ilmoitetaan aina, kun ne sijoitetaan verkkosivuston käyttäjän päätelaitteeseen. Yksityiskohtaiset tiedot evästeiden käsittelymahdollisuuksista ja -menetelmistä ovat saatavilla ohjelmiston (verkkoselaimen) asetuksissa.
Verkkosivuston käyttäjän päätelaitteeseen sijoitetut "mainos-" ja "analyyttiset" evästeet voivat olla peräisin myös ylläpitäjän yhteistyökumppaneilta, ja niitä voidaan käyttää analyyttisiin ja markkinointitarkoituksiin. Yksityiskohtaiset tiedot tästä löytyvät kyseisen kumppanin tietosuojakäytännöstä. Ylläpitäjä käyttää seuraavia yhteistyökumppaneiden tarjoamia analyyttisiä ja markkinointivälineitä:- 5.1Google Ads – tiedostot, joita Google käyttää mainonnan määrittämiseen palveluissaan, esimerkiksi hakukoneessa tai mainosten näyttämiseen Internetissä, lisätietoja: https://policies.google.com/technologies/partner-sites
- 5.2Facebook-pikselit - tiedostot, joita käytetään Facebook-palveluiden mainonnan sovittamiseen vastaanottajan yksilöllisiin mieltymyksiin, lisätietoja:
https://www.facebook.com/privacy/policies/cookies/ - 5.3Google Analytics – tiedostot, joita käytetään analysoimaan, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa, luomaan tilastoja ja raportteja, lisätietoja:
https://policies.google.com/technologies/partner-sites
XIII. EVÄSTEIDEN TOIMINNAN ESTÄMINEN
- 1Monissa tapauksissa verkkoselaimet sallivat oletusarvoisesti evästeiden tallentamisen käyttäjän päätelaitteelle. Verkkosivuston käyttäjät voivat milloin tahansa muuttaa evästeasetuksia esimerkiksi siten, että evästeiden automaattinen käsittely estetään tai että ilmoitetaan jokaisesta evästeen tallentamisesta verkkosivuston käyttäjän laitteeseen. Yksityiskohtaisia tietoja evästeiden käsittelymahdollisuuksista ja -menetelmistä on saatavilla selaimen asetuksista tai seuraavilta verkkosivustoilta:
- 1.1Internet Explorer - selaimessa;
- 1.2Mozilla Firefox - selaimessa;
- 1.3Chrome - selaimessa;
- 1.4Safari - selaimessa;
- 1.5Opera - selaimessa;
- 2Ylläpitäjä ilmoittaa kuitenkin, että evästeiden käytön rajoittaminen voi vaikuttaa joihinkin verkkosivuston sivuilla käytettävissä oleviin toimintoihin.
XIV. VALITUKSET
- 1Jos sinulla on valitus siitä, miten NOVA POST ESTONIA OU käsittelee tietojasi, lähetä se kirjallisesti ja mahdollisimman yksityiskohtaisesti tämän käytännön kohdassa I annettuja yhteystietoja käyttäen. NOVA POST ESTONIA OU tekee parhaansa ratkaistakseen mahdolliset ongelmat viipymättä.
- 2Jos uskot, että yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi on loukattu, sinulla on oikeus tehdä valitus NOVA POST ESTONIA OU:n valvontaviranomaiselle. Viron tasavallassa toimivaltainen viranomainen on Viron tietosuojavaltuutettu (Andmekaitse Inspektsioon) - tiedot ja yhteystiedot löytyvät sen verkkosivuilta (http://www.aki.ee/).
- 3Jos asut jossakin muussa EU:n jäsenvaltiossa, kuten Suomessa, sinulla on lisäksi oikeus ottaa yhteyttä kansalliseen tietosuojaviranomaiseen. Suomessa asuvien osalta tämä on tietosuojavaltuutettu (Tietosuojavaltuutetun toimisto). Lisätietoa ja yhteystiedot löytyvät heidän verkkosivuiltaan (https://tietosuoja.fi/en/home).
XV. TÄHÄN KÄYTÄNTÖÖN TEHTÄVÄT MUUTOKSET
Kaikki muutokset, joita NOVA POST ESTONIA OU voi tehdä tähän tietosuojakäytäntöön tulevaisuudessa, julkaistaan verkkosivustolla www.novapost.com. Uudet ehdot saatetaan näyttää näytöllä, ja sinua saatetaan vaatia lukemaan ja hyväksymään ne jatkaaksesi NOVA POST ESTONIA OU:n palveluiden käyttöä.