Réponses aux questions fréquemment posées sur l'utilisation du cabinet My Nova Post pour les clients professionnels

Pour créer des colis au nom de l'entreprise, suivre et gérer les colis de l'entreprise via le compte personnel My Nova Post, il faut conclure un contrat avec Nova Post et d'y désigner une personne de confiance.

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   Signez un contrat avec Nova Post. Pour cela, veuillez contacter le service des ventes :

   • support_fr@novapost.com
   • +33 159 420 609
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   Indiquez dans le contrat les données de la personne de confiance de votre entreprise qui sera responsable de la préparation des envois :

   • Nom et prénom
   • Numéro de téléphone
   • e-mail

 Plus d'informations sur la conclusion d'un contrat avec Nova Post à l'adresse

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   Écrivez au gestionnaire de Nova Post pour demander la liaison du profil de la personne morale avec le compte du représentant choisi. Les données de l'organisation seront automatiquement importées dans le profil de la personne de confiance dans My Nova Post.

Si un profil n'a pas encore été créé dans le compte personnel avec le numéro de téléphone indiqué, il est nécessaire de s'inscrire d'abord sur My Nova Post, puis d'envoyer une demande de fusion au gestionnaire.

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Accédez à la page d'accueil my.novapost.com, sélectionnez le pays d'authentification et appuyez sur "Connexion".

De plus, le passage à la page d'accueil du compte personnel se trouve dans le coin supérieur droit de n'importe quelle page de novapost.com.

Indiquez le numéro indiqué comme téléphone du représentant de confiance et appuyez sur "Continuer".

Entrez le code OTP reçu par SMS sur le numéro de téléphone précédemment indiqué.

Entrez un mot de passe pour vous connecter et appuyez sur Continuer.

Le compte personnel My Nova Post a été créé.

Veuillez suivre le lien direct vers la page d'accueil my.novapost.com ou suivez les instructions.

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Sur n'importe quelle page du site novapost.com, cliquez sur "Connexion" dans le coin supérieur droit.

Sur la page d'accueil de votre espace personnel, sélectionnez le pays où vous recevrez et enverrez des commandes en tant que représentant d'une personne morale, puis appuyez sur le bouton "Connexion"

Indiquez le numéro indiqué dans le contrat comme téléphone du représentant de la personne de confiance, puis appuyez sur le bouton "Continuer".

Entrez le code OTP reçu par SMS sur le numéro de téléphone précédemment indiqué.

Entrez le mot de passe d'authentification si vous êtes déjà enregistré sous ce numéro dans My Nova Post. Si vous vous connectez pour la première fois avec ce numéro, veuillez définir un mot de passe d'entrée. Après, appuyez sur le bouton "Continuer".

Vous vous êtes connecté à votre espace personnel.

Dans My Nova Post, il n'est pas nécessaire de basculer vers quoi que ce soit d'autre pour utiliser votre espace personnel en tant que client professionnel.

Pour consulter les informations sur les envois de l'entreprise, envoyer et recevoir des colis au nom de l'organisation, vos données de profil My Nova Post doivent être spécifiées au contrat avec Nova Post en tant que données de personne de confiance.

Après que le gestionnaire de Nova Post aura lié votre compte à celui de l'entreprise, on peut choisir d'envoyer en tant que particulier ou en tant qu'entreprise, ainsi que consulter les envois de votre organisation.

Le compte personnel My Nova Post est un espace utilisateur pour les clients de Nova Post, fonctionnant sur le principe de la fenêtre unique. Dans le cadre d'un seul bureau, vous pouvez envoyer des colis à la fois en votre nom personnel et au nom d'une personne morale en tant que représentant autorisé de l'entreprise.

Consulter les envois de l'entreprise, créer et envoyer des colis au nom de l'organisation n'est possible qu'à partir du profil de la personne de confiance choisie, dont les données sont indiquées dans le contrat avec Nova Post. Après la signature du contrat, le gestionnaire doit relier le profil de la personne de confiance au profil de l'entreprise. Pour vérifier si les profils sont liés dans votre espace personnel, suivez les instructions.

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Cliquez sur l'icône de profil dans le coin droit et accédez à la section "Organisations".

Dans l'onglet apparaîtront les organisations liées au numéro de téléphone indiqué lors de l'inscription.

Pour créer des colis au nom de l'entreprise, suivre et gérer les colis de l'entreprise via le compte personnel My Nova Post, il faut conclure un contrat avec Nova Post et d'y désigner une personne de confiance.

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   Assurez-vous de vous connecter à votre compte personnel avec le numéro de téléphone indiqué au contrat en tant que personne de confiance de l'entreprise.
   
   Si besoin, veuillez écrire à votre gestionnaire pour clarifier ou modifier les données.
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   Envoyez une demande au gestionnaire pour lier le profil de l'entreprise. Il liera le profil de la personne morale au compte du représentant choisi. Les données de l'organisation seront automatiquement importées dans le profil de la personne de confiance dans My Nova Post après la liaison.

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   Dans My Nova Post, créez des factures électroniques pour les envois de votre entreprise.

Une note électronique est un document en ligne avec un numéro unique contenant toutes les informations nécessaires sur l'expéditeur, le destinataire et le colis lui-même.

Le numéro de la note électronique est l'identifiant de votre envoi dans tous les systèmes Nova Post.

 Plus de détails sur la création d'une note électronique dans My Nova Post

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   Préparez les colis pour l'expédition.
   
   Si vous envoyez depuis une adresse ou un point de dépôt, assurez-vous de bien emballer le colis selon les normes d'emballage.
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   Envoyez les colis selon le mode choisi avec le numéro de bordereau électronique : à partir du bureau de poste, de l'adresse ou de la boîte aux lettres.
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   Suivez le chemin du colis dans My Nova Post.
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   À la fin de la période de facturation, vous allez recevoir par e-mail la facture pour le paiement des services de livraison fournis, comme indiqué dans le contrat.

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   Dans votre espace personnel, appuyez sur le bouton "Nouvel envoi" et remplissez les détails de l'envoi :

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Le bouton "Nouvel envoi" se trouve toujours dans le coin supérieur gauche.

Veuillez indiquer les pays de livraison et d'expédition.

Indiquez le type d'envoi, la taille du colis ou saisissez les dimensions du colis manuellement. Les données sur le type d'envoi sont calculées en mode automatique. Plus de détails sur le calcul du poids et le type de colis.

Ajoutez une description du colis dans n'importe quelle langue, mais seulement avec des lettres latines, puis appuyez sur le bouton "Continuer".

Passer la section "Détails de paiement" et appuyez sur le bouton "Continuer".

Dans le futur, dans la section "Détails de paiement", il sera possible de choisir qui paiera les frais d'expédition : l'expéditeur ou le bénéficiaire, mais pour l'instant, seul l'expéditeur peut être le payeur. De plus, dans cette section, il y a un champ pour utiliser un code promotionnel, qui n'est actuellement pas applicable aux clients professionnels, les codes promotionnels ne peuvent être utilisés que pour les envois de personnes physiques.

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   Créez une facture.

Ajoutez une description de chaque composant de l'envoi en utilisant le bouton "Ajouter un élément".

Remplissez la description du poste. Commencez à saisir le nom du produit et sélectionnez celui qui vous convient parmi les propositions.

Remplissez les détails de la position : coût, quantité, unité de mesure, et appuyez sur le bouton "Ajouter la position".

Lorsque vous avez ajouté toutes les positions à la facture, appuyez sur le bouton "Continuer".

Dans certains cas, si la valeur totale du colis dépasse 150€, vous verrez une notification concernant des taxes supplémentaires avant de passer à l'étape suivante.

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   Remplissez les informations sur le lieu d'expédition et l'expéditeur.

Choisissez d'où vous enverrez le colis : du bureau de poste, de l'adresse ou de la boîte aux lettres.

Choisissez une ville d'expédition et indiquez les détails précis sur le lieu d'expédition : numéro du bureau de poste, de la boîte aux lettres ou l'adresse à laquelle vous appellerez un livreur pour l'expédition.

Remplissez les sections "Envoyer en tant que" et "Expéditeur" : sélectionnez une entité juridique et un accord dans les listes et fournissez vos coordonnées. Ils doivent correspondre à ceux indiqués dans le contrat en tant que données du représentant de l'entreprise. Lorsque vous avez rempli la section, appuyez sur "Continuer".

Si vous envoyez depuis un bureau de poste ou une boîte aux lettres, veuillez noter les restrictions de poids et de dimensions des colis.

Si le poids réel ou volumétrique de votre colis est supérieur à celui indiqué pour le bureau de poste ou la boîte aux lettres choisie, veuillez sélectionner un autre bureau de poste.

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   Remplissez les informations sur le lieu de livraison et le destinataire.

Choisissez un lieu de livraison.

Choisissez une ville dans la liste ou trouvez celle que vous cherchez en utilisant la recherche.

Choisissez le bureau de poste, la boîte aux lettres ou le point sur la carte, dans la liste ou en recherchant par adresse ou numéro. Sur la carte de livraison, appuyez sur le bouton "Choisir".

Si vous envoyez à une adresse, choisissez une ville dans la liste ou trouvez-la via la recherche. Indiquez la rue, le numéro de la maison et le code postal.

Indiquez le numéro de téléphone, le prénom et le nom de famille du destinataire en lettres latines, puis appuyez sur "Continuer".

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   Vérifiez les données précédemment saisies.

Si vous voyez une erreur, appuyez sur le bouton d'édition et apportez des modifications. Après avoir vérifié, cochez la case d'acceptation des conditions et tarifs de livraison, puis appuyez sur "Créer".

Après cela, le bordereau de livraison a été créé et vous pouvez envoyer le colis.

Chez My Nova Post, vous pouvez expédier des colis pour les personnes morales. Pour organiser la livraison pour une personne morale :

• créez un bordereau de livraison électronique
• choisissez une personne morale comme destinataire.

La personne morale bénéficiaire pourra recevoir le colis, même si l'entreprise n'a pas de contrat de prestation de services logistiques avec Nova Post.

 Plus de détails sur la fourniture des coordonnées du destinataire lors de l'envoi d'un colis à une personne morale sont disponibles dans les instructions ci-dessous.

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Dans la section "Bénéficiaire", sélectionnez "Personne morale".

Veuillez indiquer le numéro d'identification fiscale de l'entreprise dans le champ de recherche et sélectionner la personne morale bénéficiaire.

Veuillez indiquer le numéro de téléphone, le prénom et le nom de famille en caractères latins, ainsi que l'adresse e-mail du destinataire.

Qu'est-ce que le numéro d'identification fiscale de l'entreprise

C'est un code unique que le service des impôts du pays attribue à une personne morale pour toute la durée de son activité économique. Ce numéro doit être fourni par le bénéficiaire.

• Для польських компаній – це NIP-код
• Pour les entreprises ukrainiennes, il s'agit du code fiscal IPN (ERDPOU)

Pour envoyer des colis par livreur depuis une adresse, vous devez vous rendre dans votre espace personnel :

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   Créer un bordereau électronique d'expédition avec envoi depuis l'adresse.
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   Créer un appel de livreur et y ajouter le bordereau électronique précédemment créé.

 Pour une seule fois, le livreur peut prendre plusieurs colis, veuillez ajouter les colis nécessaires à l'appel du livreur. Dans un seul appel, le livreur peut ajouter des bordereaux électroniques contenant le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de l'expéditeur.

Pour créer un appel de livreur, suivez ces instructions.

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Allez dans la section "Appels de livreur". Pour cela, sélectionnez l'option appropriée dans le menu à gauche.

Appuyez sur le bouton "Appeler le livreur" dans le coin supérieur droit de l'écran.

Choisissez le colis ou les colis nécessaires dans la liste et appuyez sur le bouton "Appeler le livreur".

Veuillez sélectionner la date de la visite du livreur.

Choisissez une date qui vous convient

Appuyez sur "Appeler un livreur"

L'appel est lancé ! Préparez l'envoi, imprimez l'étiquetage et collez-le sur le colis emballé.

Suivez vos demandes dans la section "Appels de livreur"

 Pour envoyer des colis depuis une adresse, il est obligatoire de les étiqueter. Les livreurs ne ramassent que les colis étiquetés.

Pour l'impression d'étiquettes, vous aurez besoin de :

• l'imprimante Zebra zd421 ou tout autre avec des caractéristiques similaires
• Étiquettes thermosensibles pour impression 100 mm x 150 mm

Dans la section "Brouillons", trouvez le colis pour lequel l'étiquetage doit être imprimé. Appuyez sur le menu contextuel → "Imprimer" → "Marquage".

Exemple d'étiquette :

 Si vous avez créé un bordereau électronique et demandé un courrier chez Nova Post, mais que vous ne pouvez pas imprimer les étiquettes et marquer les colis vous-même, veuillez contacter votre gestionnaire personnel ou envoyer les colis depuis le bureau de poste.

La taille du colis affecte le coût de livraison. Le calcul des tarifs de livraison est basé sur la valeur la plus élevée parmi les deux :

• poids réel
• poids volumétrique

Ou sélectionnez "Spécifier les dimensions propres" dans la section "Taille de l'envoi" et indiquez le poids, la hauteur, la longueur et la largeur de l'emballage de l'envoi. Le tarif sera calculé automatiquement.

Les options de livraison disponibles dépendent du pays d'expédition et sont affichées lors de la création de l'envoi dans la section "Pays de livraison". Si dans la section "Pays de livraison" le pays nécessaire n'est pas présent, cela signifie que cette destination n'a pas encore été lancée pour le pays à partir duquel vous souhaitez envoyer le colis.

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Dans votre espace personnel, cliquez sur l'icône de profil en haut à droite, puis accédez à la section "Organisations".

Dans l'onglet apparaîtront les organisations associées au numéro de téléphone spécifié lors de l'authentification. Cochez la case à côté du nom de l'organisation et appuyez sur le bouton "Enregistrer".

Accédez à la section "Tous les colis" en suivant le lien ou le chemin indiqué à l'écran. Dans la section, toutes les expéditions de la société sélectionnée seront désormais affichées.

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Dans votre espace personnel, appuyez sur l'icône de profil en haut à droite et accédez à la section "Organisations".

Cochez la case à côté du nom de l'organisation et appuyez sur le bouton "Enregistrer".

Accédez à la section "Tous les colis" en suivant le lien ou le chemin indiqué à l'écran, où seront désormais affichés tous les envois des profils sélectionnés.

Pour consulter les informations sur les envois de l'entreprise, envoyer et recevoir des colis au nom de l'organisation, vos données de profil My Nova Post doivent être spécifiées au contrat avec Nova Post en tant que données de personne de confiance.

Lorsque votre compte sera lié au profil de l'entreprise, vous pourrez suivre les envois de l'organisation.

Si votre entreprise ne figure pas dans la section "Organisations", veuillez contacter votre gestionnaire personnel.

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Pour consulter le statut de livraison de tous les colis dans votre espace personnel :

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Appuyez sur l'icône de profil dans le coin droit et accédez à la section "Organisations".

Choisissez l'organisation dont vous souhaitez voir l'envoi et décochez les autres. Appuyez sur "Enregistrer".

Allez à la section "Colis", où toutes les expéditions de la société sélectionnée seront désormais affichées. Pour chaque envoi, le statut de livraison sera affiché.

Pour consulter le suivi détaillé d'un envoi spécifique dans votre espace personnel :

Dans la section "Colis", placez le curseur sur le statut du colis requis et cliquez dessus.

Une carte s'ouvrira avec des informations détaillées sur l'envoi. Dans la carte, appuyez sur "Montrer le chemin du colis"

L'écran affichera un itinéraire détaillé de l'envoi.

De plus, le suivi détaillé d'un envoi individuel peut être suivi avec le numéro d'EN sur la page de suivi.

Les clients professionnels paient les services de Nova Post selon les factures émises aux conditions définies dans le contrat. Nova Post émet des factures sur la base des résultats de la période spécifiée dans le contrat.

Veuillez contacter votre responsable ou le centre de contact au numéro +33 159 420 609.