Odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące obsługi gabinetu My Nova Post dla klientów biznesowych

Aby tworzyć przesyłki w imieniu firm, śledzić i zarządzać przesyłkami firmy w gabinecie personalnym My Nova Post, należy zawrzeć umowę z Nova Post i podać w niej pełnomocnika.

To home page

1. 1
   Zawrzeć umowę z Nova Post. W tym celu skontaktuj się z oddziałem sprzedaży:

   • wspolpraca@novapost.pl
   • +48 532 697 974

1. 2
   Podaj w umowie dane pełnomocnika Twojej firmy, który będzie nadawać przesyłki:

   • imię i nazwisko
   • numer telefonu
   • adres e-mail

 Więcej informacji na temat zawarcia umowy z Nova Post znajdziesz pod linkiem

1. 3
   Napisz do managera Nova Post o potrzebie połączenia profilu osoby prawnej z kontem wybranego przedstawiciela. Dane organizacji automatycznie połączą się z profilem pełnomocnika w My Nova Post.

Jeśli podany numer telefonu jeszcze nie został wykorzystany do stworzenia profilu w gabinecie osobistym, należy najpierw zarejestrować się w My Nova Post, a następnie napisać do managera i poprosić o połączenie.

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

Przejdź do strony rejestracji my.novapost.com, wybierz kraj rejestracji i kliknij "Zaloguj się".

Przejście do strony głównej panelu użytkownika znajduje się również w prawym górnym rogu na każdej stronie novapost.com

Podaj numer, który został podany jako telefon pełnomocnika i kliknij "Kontynuuj".

Wprowadź kod OTP, który zostanie wysłany na Twój telefon.

Stwórz hasło do logowania i kliknij "Kontynuuj".

Konto osobiste My Nova Post zostało utworzone.

Przejdź za pomocą bezpośredniego linku na stronę logowania my.novapost.com lub wykonaj następujące czynności:

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

Na dowolnej stronie serwisu novapost.com kliknij przycisk "Zaloguj się" w prawym górnym rogu.

Na stronie głównej panelu użytkownika wybierz kraj, w którym będziesz odbierać i wysyłać zamówienia jako przedstawiciel osoby prawnej, a następnie kliknij przycisk „Zaloguj się”

Podaj numer, który został podany w umowie jako telefon osoby pełnomocnika i kliknij "Kontynuuj".

Wprowadź kod OTP, który zostanie wysłany na Twój telefon.

Wprowadź hasło autoryzacji, jeśli jesteś już zarejestrowany pod tym numerem w My Nova Post Jeśli po raz pierwszy logujesz się za pomocą tego numeru, ustaw hasło logowania. Następnie kliknij przycisk „Kontynuuj”.

Zalogowałeś się do swojego konta osobistego.

W My Nova Post nie musisz niczego dodatkowo przełączać, aby korzystać z konta osobistego jako klient biznesowy.

Aby wyświetlać informacje o przesyłkach firmy, wysyłać i odbierać paczki w imieniu organizacji, dane Twojego profilu My Nova Post muszą zostać podane w umowie z Nova Post jako dane pełnomocnika.

Po połączeniu konta z profilem firmy będziesz mógł wybierać siebie lub firmę jako nadawcę, możliwe także będzie przeglądanie przesyłek organizacji.

My Nova Post to przestrzeń użytkownika dla klientów Nova Post, która działa na zasadzie pojedynczego okna. W ramach jednego gabinetu możesz wysyłać paczki zarówno bezpośrednio od siebie, jak i w imieniu osoby prawnej jako zaufany przedstawiciel firmy.

Przeglądanie przesyłek firmy, tworzenie i nadawanie przesyłek w imieniu organizacji jest możliwe wyłącznie z profilu wybranej osoby - pełnomocnika, której dane zostały podane w umowie z Nova Post. Po podpisaniu umowy manager musi połączyć profil pełnomocnika z profilem firmy. Aby sprawdzić, czy profile zostały połączone w gabinecie osobistym, wykonaj następujące czynności:

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

Kliknij ikonę profilu w prawym rogu i przejdź do sekcji "Organizacje".

W zakładce pojawią się organizacje, z którymi powiązany jest numer telefonu podany podczas autoryzacji.

Aby profil wyświetlał przesyłki firmy, numer telefonu, za pomocą którego się logujesz, musi być wymieniony w umowie jako kontakt pełnomocnika firmy.

To home page

1. 1
   Upewnij się, że logujesz się na swoim koncie osobistym za pomocą numeru telefonu podanego w umowie.
   
   W razie potrzeby napisz do swojego menedżera w celu uszczegółowienia lub zmiany danych.

1. 2
   Wyślij zgłoszenie o powiązanie profilu firmy do menedżera. Menedżer połączy profil osoby prawnej z kontem wybranego przedstawiciela. Dane organizacji automatycznie połączą się z profilem pełnomocnika w My Nova Post po połączeniu profili.

1. 1
   W My Nova Post twórz elektroniczne listy przewozowe dla przesyłek swojej firmy.

Elektroniczny list przewozowy to dokument online z unikalnym numerem, który zawiera wszystkie niezbędne dane na temat nadawcy, odbiorcy i zawartości samej przesyłki.

Numer elektronicznego listu przewozowego to identyfikator Twojej przesyłki we wszystkich systemach Nova Post.

 Więcej informacji o tym, jak stworzyć elektroniczny list przewozowy w My Nova Post

1. 2
   Przygotuj przesyłki do nadania.

Jeśli nadajesz przesyłki spod adresu lub w paczkomacie, koniecznie zapakuj przesyłkę zgodnie ze standardami pakowania.

1. 3
   Nadawaj przesyłki w wybrany sposób, wykorzystując numer elektronicznego listu przewozowego: w oddziale, spod adresu lub w paczkomacie.
2. 4
   Śledź trasę przesyłki w My Nova Post.
3. 5
   Na koniec okresu rozliczeniowego na podany w umowie adres e-mail otrzymasz fakturę za wykonane usługi dostawy.

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

1. 1
   W gabinecie osobistym naciśnij przycisk „Nowa przesyłka” i wypełnij szczegóły przesyłki:

Przycisk „Nowa przesyłka” zawsze znajduje się w lewym górnym rogu.

Podaj kraje dostawy i nadania.

Podaj typ przesyłki, wielkość przesyłki lub podaj wymiary przesyłki ręcznie.
Dane dotyczące typu paczki zostaną obliczone automatycznie. Dowiedz się więcej o obliczaniu wagi i typu paczek.

Dodaj opis paczki w dowolnym języku, ale wyłącznie literami łacińskimi i naciśnij przycisk „Kontynuuj”.

Rozdział „Szczegóły opłaty” należy pominąć i nacisnąć przycisk „Kontynuuj”.

W przyszłości w rozdziale „Szczegóły opłaty” można będzie wybrać, kto opłaca przesyłkę: nadawca czy odbiorca, ale obecnie płatnikiem może być wyłącznie nadawca. Ponadto w tym rozdziale jest pole do wykorzystania kodu promocyjnego, aktualnie nie jest ono aktywne dla klientów biznesowych - kody promocyjne można wykorzystywać wyłącznie dla przesyłek osób fizycznych.

1. 2
   Utwórz list przewozowy.

Dodaj opis każdego elementu przesyłki za pomocą przycisku "Dodaj przedmiot".

Wypełnij opis przedmiotu. Zacznij wpisywać nazwę produktu i wybierz potrzebną Ci z proponowanych.

Wypełnij szczegóły zawartości: wartość, ilość, jednostki miary, a następnie naciśnij przycisk „Dodaj pozycję”.

Gdy dodasz wszystkie pozycje do faktury, naciśnij przycisk „Kontynuuj”.

W niektórych przypadkach, jeśli łączna wartość przesyłki przekroczy 150€, zobaczysz komunikat o dodatkowym opodatkowaniu.

1. 3
   Uzupełnij dane o miejscu nadania i nadawcy.

Wybierz, skąd nadajesz przesyłkę: w oddziale, spod adresu czy w paczkomacie.

Wybierz miejsce nadania i podaj szczegółowe dane o miejscu nadania: numer oddziału, paczkomatu lub adres, pod który zamawiasz kuriera.

Wypełnij rozdziały „Nadaję jako” oraz „Nadawca”: wybierz osobę prawną oraz umowę z list, podaj swoje dane. Muszą być one zgodne z podanymi w umowie jako dane przedstawiciela firmy. Gdy wypełnisz rozdział, kliknij „Kontynuuj”.

Jeśli nadajesz z oddziału lub paczkomatu, zwróć uwagę na ograniczenia, dotyczące wagi oraz gabarytów przesyłek.

Jeśli faktyczna lub objętościowa waga paczki jest większa, niż określona dla wybranej placówki lub paczkomatu, wybierz inny oddział.

1. 4
   Uzupełnij dane o miejscu dostawy i odbiorcy.

Wybierz miejsce dostawy.

Wybierz miasto z listy lub wyszukaj je.

Wybierz interesującą Cię placówkę, paczkomat lub punkt na mapie z listy lub wyszukując według adresu lub numeru. Na karcie miejsca dostawy naciśnij przycisk „Wybierz”.

Jeśli nadajesz pod adres, wybierz miejscowość z listy lub znajdź je przez wyszukiwarkę. Podaj ulicę, numer domu i kod pocztowy.

Podaj telefon, imię i nazwisko odbiorcy (literami łacińskimi), a następnie kliknij „Kontynuuj”.

1. 5
   Sprawdź ponownie wprowadzone dane.

Jeśli zobaczysz błąd, kliknij "Edytuj sekcję" i wprowadź zmiany. Po sprawdzeniu zaznacz pola wyboru zgody na warunki oraz taryfy dostawy i kliknij "Utwórz".

Elektroniczny list przewozowy do nadania przesyłki został stworzony, przesyłka może zostać nadana.

W My Nova Post możesz nadawać paczki dla osób prawnych. Aby nadać przesyłkę dla osoby prawnej:

• utwórz elektroniczny list przewozowy
• wybierz jako odbiorcę osobę prawną

Osoba prawna odbiorca będzie mogła odebrać paczkę, nawet jeśli firma nie ma umowy na świadczenie usług logistycznych z Nova Post.

Dokładne informacje dotyczące wskazywania danych odbiorcy podczas składania zamówienia dla osoby prawnej znajdziesz w instrukcji poniżej.

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

W sekcji "Odbiorca" wybierz "Osoba prawna"

Wprowadź numer identyfikacji podatkowej firmy w polu wyszukiwania i wybierz osobę prawną jako odbiorcę.

Podaj numer telefonu, imię i nazwisko w formie łacińskiej oraz adres e-mail odbiorcy.

Czym jest numer identyfikacji podatkowej firmy

To unikalny kod przypisywany przez służbę podatkową kraju osobie prawnej na cały okres prowadzenia działalności gospodarczej. Ten numer powinien podać odbiorca.

• Dla polskich firm jest to numer NIP
• Dla ukraińskich firm jest to numer NIP (EDRPOU)

Aby wysyłać przesyłki za pomocą kuriera spod adresu, w gabinecie osobistym należy:

1. 1
   Utworzyć elektroniczny list przewozowy z odbiorem spod adresu

1. 2
   Stworzyć zamówienie kuriera i dodać w nim wcześniej utworzony elektroniczny list przewozowy.

 W czasie jednej wizyty kurier może zabrać kilka przesyłek, w tym celu dodaj do zamówienia kuriera interesujące Cię przesyłki. Do jednego zamówienia kuriera można dodawać elektroniczne listy przewozowe, w których imię, telefon i adres nadawcy są zgodne ze sobą.

Aby zamówić kuriera, wykonaj następujące czynności:

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

Przejdź do rozdziału „Zamówienia kuriera”. W tym celu wybierz odpowiedni punkt w menu z lewej strony.

Naciśnij przycisk „Zamów kuriera” w prawym, górnym rogu ekranu.

Wybierz interesującą Cię przesyłkę lub kilka przesyłek z listy i naciśnij przycisk „Zamów kuriera”

Przejdź do wyboru daty przyjazdu kuriera.

Wybierz dogodną datę

Naciśnij „Zamów kuriera”

Zamówienie zostało stworzone! Przygotuj przesyłkę, wydrukuj etykietę i naklej ją na zapakowaną przesyłkę.

Śledź swoje zgłoszenia w rozdziałe „Zamówienia kuriera”

Zanim będziesz mógł nadać paczkę, koniecznie musisz ją oznaczyć. Kurierzy przyjmują tylko oznaczone paczki

Żeby wydrukować etykietę, będziesz potrzebował(a):

• drukarki Zebra zd421 lub podobnej o porównywalnych parametrach
• etykiety termicznej do druku 100 mm х 150 mm

W rozdziale „Wersje robocze” znajdź przesyłkę, dla której chcesz wydrukować etykietę. Naciśnij menu kontekstowe → „Drukuj” → „Etykiety”.

Przykład etykiety:

Jeżeli stworzyłeś (-aś) elektroniczny list przewozowy i zamówiłeś (-aś) kuriera w My Nova Post, ale nie możesz wydrukować etykiet, żeby samodzielnie oznaczyć paczki, poproś o pomoc swojego doradcę lub nadaj paczki w oddziale.

Wielkość paczki wpływa na koszty dostawy. Do obliczenia opłaty za dostawę przyjmuje się największą z dwóch wartości:

• waga faktyczna
• waga objętościowa

Możesz też wybrać opcję „Podaj własne wymiary” w sekcji „Rozmiar paczki” i podać wagę, wysokość, długość i szerokość zapakowanej przesyłki. Opłata zostanie obliczona automatycznie.

Dostępne kierunki dostawy zależą od kraju nadania i są podawane podczas tworzenia przesyłki w rozdziale „Kraj dostawy”. Jeśli w sekcji "Kraje dostawy" nie ma interesującego Cię kraju, oznacza to, że ten kierunek nie został jeszcze uruchomiony dla kraju, z którego chcesz wysłać przesyłkę.

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

W gabinecie osobistym kliknij ikonę profilu w górnym prawym rogu i przejdź do sekcji „Organizacje”.

W zakładce pojawią się organizacje, z którymi powiązany jest numer telefonu podany podczas autoryzacji. Zaznacz okienko obok nazwy organizacji i naciśnij przycisk „Zapisz”.

Przejdź do rozdziału „Wszystkie przesyłki” za pomocą linku lub w sposób, podany na screenie. W rozdziale będą się teraz wyświetlać wszystkie przesyłki wybranej firmy.

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

Kliknij ikonę profilu w prawym rogu i przejdź do sekcji "Organizacje"

Zaznacz pole wyboru obok nazwy organizacji i kliknij "Zapisz".

Przejdź do rozdziału "Wszystkie przesyłki", w którym wyświetlone zostaną wszystkie przesyłki wybranych profili.

Aby wyświetlać informacje o przesyłkach firmy, wysyłać i odbierać paczki w imieniu organizacji, dane Twojego profilu My Nova Post muszą zostać podane w umowie z Nova Post jako dane pełnomocnika.

Po połączeniu Twojego konta z profilem firmy możliwe będzie śledzenie przesyłek organizacji.

Jeśli w rozdziale „Organizacje” nie wyświetla się Twoja firma, skontaktuj się ze swoim personalnym managerem.

To home page

Aby przejrzeć statusy dostawy wszystkich przesyłek w gabinecie osobistym:

Przewiń, aby zobaczyć instrukcję zdjęciową

Kliknij ikonę profilu w prawym rogu i przejdź do sekcji "Organizacje".

Wybierz organizację, której przesyłki chcesz zobaczyć, i usuń zaznaczenia z pozostałych. Kliknij "Zapisz".

Przejdź do rozdziału "Wszystkie przesyłki", w którym wyświetlone zostaną wszystkie przesyłki wybranej firmy. Dla każdej przesyłki zostanie wyświetlony status dostawy

Aby przejrzeć szczegółowe śledzenie pojedynczej przesyłki w gabinecie osobistym:

W rozdziale „Przesyłki” skieruj kursor na status interesującej Cię przesyłki i kliknij na nią.

Zobaczysz kartę ze szczegółowymi informacjami na temat przesyłki. Na karcie naciśnij „Pokaż trasę przesyłki”

Na ekranie zostanie pokazana szczegółowa trasa przesyłki.

Ponadto każdą przesyłkę można monitorować według numeru listu przewozowego na stronie.

Klienci biznesowi opłacają usługi Nova Post na podstawie wystawionych faktur, zgodnie z ustaleniami, które zostały określone w umowie. Nova Post wystawia faktury z podsumowaniami okresu, określonego w umowie

Skontaktuj się ze swoim menedżerem lub z centrum kontaktowym pod numerem +48 532 697 974.